1 Generelt
1.1 Denne persondatapolitik (”Politik”) gælder for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-, kunde- eller bidragyderforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger, og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og kontakte os, hvis der er forhold i Politikken, som du ikke kan acceptere. På www.puls-eln.dk finder du til enhver tid den gældende version af Politikken.
2 Dataansvarlig
2.1 Den dataansvarlige organisation for behandlingen af dine personoplysninger er:
PULS – Evangelisk Luthersk Netværk
Elmevej 1, 6880 Tarm
Telefon: 28 18 15 77
E-mail: landsleder@puls-eln.dk
CVR-nr.: 31 70 53 47
(Herefter ”Organisationen” eller ”vi”)
2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personoplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (databeskyttelsesforordningen, GDPR) med tilhørende regulering, herunder den danske databeskyttelseslov.
2.3 Alle spørgsmål vedrørende denne Politik, vores behandling af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse rettes til landslederen for PULS – Evangelisk Luthersk Netværk på landsleder@puls-eln.dk.
3 Formål med behandlingen af dine personoplysninger
3.1 Afhængigt af om du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtet til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan levere de ydelser, du efterspørger, dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som PULS – Evangelisk Luthersk Netværk. Dette gælder ved håndtering af dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, og/eller når vi administrerer dine eventuelle abonnementer eller medlemskaber hos os.
4 Donation
Hvis du donerer penge med betalingskort eller via MobilePay på puls-eln.dk, skal du være opmærksom på, at:
- Pengene bliver trukket på din konto med det samme.
- Du kan ikke fortryde din donation.
- Der følger ingen ydelser med donationen. Ønsker du information om PULS’ arbejde, skal du særskilt tilmelde dig nyhedsbrevet.
- Der følger ingen forpligtelser med donationen.
- Ønsker du fradrag for din gave, behandler vi oplysningerne om dig som beskrevet i denne Politik.
- Har du spørgsmål i forbindelse med din donation, kan du kontakte landsleder@puls-eln.dk.
5 De personoplysninger, vi behandler om dig
5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
5.1.1 Når du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger fra dig: navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer og e-mailadresse. Registrerings- og kontonummer indsamles kun fra medlemmer. Afhængigt af dit forhold til os indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr., eksempelvis hvis du skal have fradrag for bidrag, eller hvis vi har en indberetningspligt.
5.1.2 Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.
5.2 Oplysninger, vi indsamler om dig fra andre kilder: Vi indsamler som udgangspunkt ikke personoplysninger om dig fra andre end dig selv. I det omfang det undtagelsesvis sker – f.eks. opdaterede adresseoplysninger fra offentligt tilgængelige registre i forbindelse med medlems- eller bidragyderadministration – behandler vi disse oplysninger på samme grundlag som beskrevet i afsnit 8.
6 Cookies, statistik og sikkerhedstjenester
6.1 På vores hjemmeside anvendes ”cookies”. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din enhed. Du kan indstille din browser til at advare dig, hver gang du modtager en cookie, eller helt fravælge cookies. Vælger du det, vil hjemmesiden dog ikke nødvendigvis fungere optimalt.
6.2 Nødvendige cookies anvendes til at styre login og sikre, at hjemmesidens grundlæggende funktioner virker. Disse cookies er nødvendige for, at du kan bruge tjenesten, og sættes uden samtykke.
6.3 Statistik: Vi anvender Google Analytics (via værktøjet MonsterInsights) til at udarbejde statistik om brugen af hjemmesiden, så vi kan forbedre indhold og indretning. Denne behandling sker først, når du har givet samtykke hertil i vores cookieløsning. I forbindelse hermed behandles bl.a. pseudonyme identifikatorer og IP-adresse, og oplysningerne deles med Google, jf. afsnit 9 om overførsel til tredjelande.
6.4 Sikkerhed (spambeskyttelse): For at beskytte vores formularer mod spam og misbrug anvender vi Google reCAPTCHA. Tjenesten behandler tekniske oplysninger om din browser og adfærd, herunder din IP-adresse, og oplysningerne deles med Google. Grundlaget for denne behandling er vores legitime interesse i at beskytte vores systemer mod automatiseret misbrug, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
6.5 Du kan til enhver tid se og ændre dine valg vedrørende statistik- og markedsføringscookies via cookieløsningen på hjemmesiden, ligesom du kan tilbagekalde et afgivet samtykke.
7 Sådan behandler vi dine personoplysninger
7.1 Helt konkret bruger vi dine personoplysninger til forskellige formål afhængigt af, om du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.
7.1.1 Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
- administrere dit medlemsforhold;
- sende dig nødvendig information om dit medlemskab.
7.1.2 Deltager du i PULS’ arrangementer, anvender vi dine personoplysninger til at:
- fremsende bekræftelser til dig;
- besvare dine spørgsmål og efterkomme dine anmodninger;
- kunne gennemføre din tilmelding eller ordre.
7.1.3 Er du bidragyder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
- administrere dine indbetalinger;
- sende dig nødvendig information om dine bidrag;
- indberette dit bidrag til SKAT, så det kan fremgå af din årsopgørelse.
7.1.4 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at:
- stille hjemmesidens funktioner til rådighed for dig;
- udarbejde statistik om brugen af hjemmesiden;
- optimere hjemmesidens indretning.
8 Behandlingsgrundlag – hvorfor vi må behandle oplysninger om dig
8.1 Når du bliver medlem hos os, giver et bidrag eller indgår anden aftale med os, behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop dette formål. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du har en forespørgsel, der går forud for en aftale. Grundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at opfylde vores aftale med dig eller for at håndtere forespørgsler forud for en aftale.
8.2 Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, fordi vi har en legitim interesse heri, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, medmindre dine interesser går forud. Med henvisning hertil udarbejder vi bl.a. intern statistik over antallet af medlemmer, køb, bidrag m.v.
8.3 Nyhedsbrev og markedsføring: Vi sender kun nyhedsbreve og markedsføring til dig på e-mail, hvis du har givet samtykke hertil. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), sammenholdt med markedsføringslovens § 10. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, f.eks. via afmeldingslinket i nyhedsbrevet. Statistik- og markedsføringscookies på hjemmesiden behandles ligeledes på grundlag af dit samtykke.
8.4 I visse tilfælde er vi retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra c. Det gælder f.eks. dokumentation af transaktioner efter bogføringsloven, hvor vi skal opbevare regnskabsmateriale i fem år fra udgangen af det pågældende regnskabsår, samt indberetninger til SKAT, der efter skattekontrolloven skal ske med angivelse af CPR-nr.
8.5 Hvis du afgiver særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til os, f.eks. om dit helbred, er grundlaget artikel 9, stk. 2, litra d, idet vi er et organ, der ikke arbejder med gevinst for øje, og hvis sigte er af religiøs art. Behandlingen sker som led i vores legitime aktiviteter og under forudsætning af, at du er medlem, tidligere medlem eller på grund af organisationens formål er i regelmæssig kontakt med os.
8.6 Er du ikke kunde, medlem eller bidragyder, men f.eks. blot bruger af vores hjemmeside, behandler vi i begrænset omfang de oplysninger, du selv afgiver, bl.a. til cookiehåndtering. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser der har besøgt hjemmesiden. En IP-adresse kan være en personoplysning, og behandles i givet fald på det grundlag, der er beskrevet ovenfor.
9 Deling af dine personoplysninger og overførsel til tredjelande
9.1 Vi deler dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere (databehandlere), der bistår os med driften af vores aktiviteter. Det omfatter bl.a.:
- webhosting og drift af hjemmesiden (Simply.com);
- e-mail og kontorsystemer (Microsoft 365);
- udsendelse af nyhedsbreve (MailChimp);
- administration af medlemskaber (Collect);
- betalingsformidling ved donationer og køb (MobilePay samt betalingsudbyder);
- statistik og spambeskyttelse på hjemmesiden (Google – Analytics og reCAPTCHA);
- vores bank samt, hvor det er relevant, revisor og offentlige myndigheder (f.eks. SKAT).
9.2 Vi indgår databehandleraftaler med de databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne, så dine oplysninger behandles fortroligt og sikkert.
9.3 Nogle af vores leverandører er etableret i eller overfører oplysninger til lande uden for EU/EØS (tredjelande), navnlig USA – det gælder bl.a. Google og MailChimp. Sådanne overførsler sker på et lovligt grundlag, herunder EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework og/eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC).
10 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
10.1 Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til, og efter nedenstående retningslinjer.
10.2 Er du medlem hos os, opbevarer vi dine personoplysninger i op til 5 år fra udmeldelsestidspunktet.
10.3 Er du bidragyder hos os, opbevarer vi dine personoplysninger i op til 5 år, jf. bogføringslovens krav.
10.4 Er dine personoplysninger offentliggjort på vores hjemmeside, opbevarer vi de registrerede oplysninger i op til 1 år efter, at du ikke længere er aktiv i PULS – Evangelisk Luthersk Netværk.
10.5 Henvender du dig via en formular på hjemmesiden, opbevarer vi din henvendelse, så længe det er nødvendigt for at behandle den, og sletter den herefter. Fører henvendelsen til et medlems-, kunde- eller bidragyderforhold, opbevares oplysningerne efter reglerne ovenfor.
10.6 Er du tilmeldt vores nyhedsbrev, opbevarer vi dit navn og din e-mailadresse, indtil du afmelder dig eller trækker dit samtykke tilbage.
11 Dine rettigheder
11.1 Indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, herunder formålene med behandlingen. Du kan anmode om indsigt ved at skrive til os på adressen i afsnit 2. Vi efterkommer din anmodning så hurtigt som muligt.
11.2 Berigtigelse og sletning: Du har ret til at anmode om rettelse, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi efterkommer din anmodning så hurtigt som muligt i det omfang, det er muligt. Kan vi ikke imødekomme anmodningen, kontakter vi dig.
11.3 Begrænsning af behandling: Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Kontakt os, hvis du ønsker dette.
11.4 Dataportabilitet: Du har ret til at modtage de personoplysninger om dig selv, som du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Kontakt os, hvis du vil benytte denne mulighed.
11.5 Indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e eller f. Du kan til enhver tid gøre indsigelse ved at kontakte os.
11.6 Tilbagekaldelse af samtykke: Er behandlingen baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der skete før tilbagetrækningen. Kontakt os, hvis du ønsker at tilbagekalde et samtykke.
11.7 Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovenstående rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den enkelte behandlingsaktivitet.
12 Sikkerhed
12.1 Vores behandling af personoplysninger er underlagt vores interne it- og sikkerhedspolitik, der bl.a. indeholder regler om risikovurdering og konsekvensanalyse ved nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har indført interne regler og procedurer for at opretholde passende sikkerhed fra indsamling til sletning, og vi overlader alene behandling til databehandlere, der opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
13 Klage til tilsynsmyndighed
13.1 Er du utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet:
Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00 · E-mail: dt@datatilsynet.dk
14 Opdatering af denne politik
14.1 PULS – Evangelisk Luthersk Netværk er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Politikken kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.
